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Grise mais disponible : ie système
d'information sur la littérature grise
en Europe (SIGLE)
Grey -but availablc: the System for Information on Grey Literature in Europe (SIGLE)1"
IRMGARD Lankenau- Fachinformationszentrum, Kartsruhe (Allemagne)
Traduit par BAKELLI Y, Spécialiste en IST
CERIST: 3, Rue des frères Aissiou, Ben Aknoun, Alger
Tel: (213) (2) 91.20.25 Fax: (213) (2) 91.21.26
Email: BAKELKfiUassili. CERIST.DZ
n
L>Introduction:
n pense souvent que la masse importante de la littérature grise est due aux
enveloppes budgétaires croissantes destinées à la recherche et à la technologie
durant ces 40 dernières années. Ceci est entièrement faux. Car dés les années
1920, des scientifiques se sont déjà préoccupés du problème d'accès et de la disponibilité
de la littérature grise. La citation suivante en est une illustration" Aucun documentaliste
prenant au sérieux son métier ne peut nier qu'un intérêt particulier doit être accordé à la
'petite littérature' et aux nombreuses publications, non disponibles dans les librairies, si
on veut éviter des effets nuisibles sur la science en elle même".(2)
Maintes discussions ont eu lieu sur les définitions proposées pour la littérature grise mais
celle avancée durant les années 1920 semble être la plus reproduit. "La littérature grise
est l'ensemble des publications qui ne sont pas accessibles ni disponibles à travers les
canaux formels et des librairies qui sont , par conséquent, difficiles à identifier et à
acquérir."(3). Actuellement on parle de rapports de recherche, rapports techniques,
dissertations, actes de colloques, prépublications, etc.
(t)Cet article est public dans la revue IATUL proceedings.- vol.2 (new séries), 1993; pp. 149-156.
(2)Citation originale: "Orcy literature is materi-al, wlvieti is not availablc trough normal bookselling channels ae "IATUL
Froccedings: proceedings of the 1942 IATUL Seminar. Talli-ni» (Estowi'a)'/une, 8-11, lW2.-vol.2 (new séries), 1993,
pp.149-156.-publi.shed l'or IATUL by Helsnki University of Technology Library.-LSSN 0966-4769
(3) D.Schmidmaier. Ask no questions and you'll bc lold no lies: or how we can remove pcople's l'ear of grey literature.-in:
libri 36, 1986, pp. 98-112.
Citation originale: "No librarian who takes his job scriously can today dony thaï carcfui altcntion lias to be paid to the
'little literature' and the numerous pblications not availablc in normal booksenops, if onc hopes to avoid seriously
damaging science by nd which is therefore difficult to identil'y and obtain".
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On peut se poser la question: qu'est ce qui pousse les organisations et également les
auteurs à publier "gris" sachant que leur lecteurs potentiels trouveront des difficultés
pour y accéder?
L'explication ne réside pas dans le fait que ce type de littérature n'intéresse qu'un public
limité. Bien au contraire, la communauté scientifique, dans la majorité des domaines,
compte énormément sur la littérature grise.
L'intérêt des publications 'grises' réside dans les opportunités qu'elles offrent et à son
faible coût d'impression et de distribution. C'est ce explique le fait que les rapports de
recherche apparaissent souvent bien avant les articles de périodiques et des
monographies. Ceci ne s'applique pas seulement pour la science et la technologie mais
également pour les sciences sociales et économiques, etc.
Vu ces problèmes d'acquisition liés à la littérature grise, plusieurs pays ont une ou
plusieurs bibliothèques chargées de ia collecte de la production nationale en littérature
grise. Certaines bibliothèques collectent également les séries de rapports produits à
l'étranger. Les exemples les plus connus sont ceux de la NASA reports du NT1S et DoE.
L'exemple le plus fameux d'une solution centralisée est celui du British library document
supply centre (BLDSC) qui est responsable de la collection de la littérature grise publiée
au Royaume (Uni) et possède également le plus grand stock de littérature grise étrangère.
Depuis 25 ans, la bibliographie spéciale " British reports, translations and thèses"
(BRTT), donne l'état de la production nationale au Royaume.
En Allemagne, nous avons une solution complètement différente: le schéma décentralisé,
principalement, la Deutshe Bibliothek à Frankfurt collecte tout ce qui est publié en
Allemagne, mais c'est un centre d'archives. Pour la science et la technologie, aussi bien
le FIZ: (le centre d'information et de documentation leader) et l'UB/TIB de Hannover
collectent et signalent des références bibliographiques dans la bibliographie " Reports in
the field-s of science and technology (FTN)". Différentes bibliothèques et centres
d'information ont la tache de collecte de la littérature grise en sciences sociales,
médicales, économiques, etc.
A travers ces deux exemples on a tendance à croire, qu'il est plus facile d'avoir l'état de
la littérature grise dans un système centralisé que dans un système décentralisé.
Cependant, ces exemples ne représentent pas la situation dans d'autres pays européens,
où le fait d'avoir un faible contrôle bibliographique de la littérature grise cause beaucoup
de problèmes à l'usager.
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Ce problème de situation hétérogène se trouve de plus en plus accentué avec
l'introduction de la technique de recherche en ligne dans le monde scientifique: "les
recherches solides exigent un système de fourniture de documents puissant".(l)
Etant donnés ces problèmes, la commission de la communauté européenne a organisé une
réunion d'experts à York en 1978. Les discussions ont débouché sur la mise en place
d'une base de données commune: SIGLE. (the System for Information on Grey literature
in Europe).
2-La base de données SIGLE:
La CEE s'est engagée à soutenir la réalisation de cette idée pour un certain nombre
d'années afin de faciliter le développement du système et d'encourager les pays à y
participer. Lorsqu'en 1985 la prise en charge de la CEE parvient à sa fin, la fondation de
l'EAGLE (Association Européenne de l'Exploitation de la Littérature Grise) devint
nécessaire. Ainsi, l'organisation va pouvoir agir en tant qu'institution légale.
Le principe fondamental sur lequel repose SIGLE est identique à celui des bases de
données similaires, telle INIS (international nuclear information System): si vous
participez, vous bénéficiez des entrées des autres participants.
Une fois SIGLE installée, il fallait commencer par la définition de sa ligne comme NTIS
(National Technical Information System), la base de données qui contient les rapports
subventionnés par le gouvernement des USA et également les rapports provenants de
plusieurs autres pays. La différence principale entre ces deux bases de données est
l'étendue thématique: NTIS est destinée à la science et technologie alors que SIGLE
couvre également les sciences sociales et économiques. Bien qu'un certain
chevauchement entre les deux bases est à constater la description bibliographique est
entièrement différente. NTIS fournit des abstracts, un classement matière et des
descripteurs, tandis que SIGLE se limite aux classements matières. Par conséquent,
SIGLE est plus appropriée aux recherches bibliographiques qu'aux recherches
scientifiques. La différence fondamentale réside dans le fait que SIGLE représente
l'Europe.
Les institutions qui se sont impliquées dans la mise en place de SIGLE sont les suivantes:
Belgique:LABORELEC, Linkebeek et l'Université Catholi que de Louvain,
Bibliothèque des sciences exactes;
France:CNRS-INIST (institut de l'information scientifique et technique, Nancy);
(I) Citation originale : "l'ast searches reuuire t'as! document deliverv".
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Allemagne: FIZ de karlsruhe et Universitatsbibliothck und TIB Hannover;
Irlande: Par le biais du BLDSC;
Italie: Consiglio Nazional del Richerche (CNR), Bibliothcca centrale, Rome;
Luxembourg: Bibliothèque nationale Luxembourg;
Pays bas: Koninklijk Bibliotheek, social science information and documentation centre
Amsterdam, Jupiter (formerly salinfo) Den Haag;
Royaume uni: British library Document Supply Centre (BLDSC), Boston spa;
CCE: (par le biais du BLDSC)
En 1991, l'Espagne s'est joint, à travers le Centro de Informatcion y Documentacion
Cientifica (CINDOC).
Les fondateurs de ce système ont décidé de lui assigner les objectifs suivants: améliorer
le signalement bibliographique de la littérature grise en Europe et permettre l'accès aux
documents (primaires) enregistrés dans la base.
a)Le signalement et la couverture bibliographique:
Dans le processus de planification et de conception de SIGLE il a été décidé de ne pas
créer de nouvelles règles et formats de description, mais adopter une version modifiée du
fameux format INIS. Le classement matière (subject classification) est la version adaptée
des règles du COSATI et approuvées par le Committee on scientific and technical
information (COSATI) de l'US fédéral Council for science and technology. Certains
membres de SIGLE ont proposé récemment l'utilisation supplémentaire de ce qui sera
appelé Euro-Classification, qui a été sélectionnée comme étant la plus appropriée aux
bases de données multidisciplinaires par le groupe de travail de la CEE sur "
Harmonization of Research Databases". Cependant, la décision n'a pas encore été
appliquée.
L'étude du format d'entrée des données de SIGLE permet de constater que les résumés
et les descripteurs sont absents. La décision d'omettre ces deux éléments a été prise,
d'une part pour des raisons de coût/efficacité et d'autre part pour un gain de temps le plus
élevé que possible. Les documents rédigés dans une langue autre que l'anglais sont
enregistrés en introduisant aussi bien le titre original que sa traduction. Il a été décidé
ainsi, tenant compte des besoins de ceux qui ne maîtrisent que leurs langues mères et de
la production des output. Les bases de données accessibles en ligne (avec une recherche
efficace) doivent être munis des principales rubriques permettant la recherche dans une
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langue donnée. La langue du document est indiquée tout comme le pays source.
Concernant le traitement technique des données, les membres d'EAGLE ont décidé,
selon les appels d'offre de l'année dernière, de substituer la Luxemburgian company par
l'ITALSIEL de Rome. Les membres envoient leurs input sous forme de bandes
magnétiques au centre de traitement et reçoivent des bandes en output. Tout membre est
libre de décider du sort de sa bande: usage interne, la préparer pour un accès online du
public, ou ne pas la recevoir du tout. On envisage un test de l'expédition électronique de
ces input.
SIGLE est accessible en ligne par le biais des serveurs Hosts STN International
(Allemagne), SUNIST (France) et BLAISE (UK). Le CDROM est offert par
SILVERPLATTER.
Le signalement et la couverture, par pays, s'ordonnent de la façon suivante:
Belgique et Luxembourg
5%
CEE
2%
France
16%
Allemagne
25%
Italie
3%
Pays Bas
8%
Royaume Uni et Irlande
41%
La couverture par thème se dresse comme suit :
Sciences naturelles
31%
Biologie Médecine
10%
Technologie
34%
Sciences sociales
25%
Vers la fin de 1991, SIGLE contenait 262.926 notices. L'accroissement annuel est de
37000 notices avec une périodicité et une mise à jour mensuelle.
Les tableaux ci dessus expliquent le fait que les taux de couverture par les pays
participants ne sont pas équitables. Ceci dépend du degré de décentralisation au niveau
de ces différents pays. A titre d'exemple, les sciences sociales ont été prises en compte
par la BLDSC dés le départ, alors qu'en Allemagne il a été décidé tout récemment que
PInformationszentrum Sozialwisscnscaften devrait participer.
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Pour une première phase, environ 10 000 notices rétrospectives ont été intégrées dans
SIGLE.
b) Fourniture des documents:
Une fois intéressé par un document cité dans SIGLE, l'usager est appelé à contacter soit
le centre national de son pays soit l'un des centres étrangers participant dans SIGLE; Les
centres nationaux se portent garants à délivrer dans l'immédiat le document demandé.
Sinon dans le cas ou il n'est pas disponible, assister et orienter l'usager pour son
acquisition.
Améliorer quotidiennement le système de fourniture des documents est un objectif
important pour SIGLE. Ceci dépend surtout des procédures des différents centres,
notamment quand il s'agit de cas de diffusions restreintes ou d'indications spéciales
d'usage. Un progrès significatif peut être constaté dans ce sens depuis que SIGLE est
devenue accessible via STN International: INIST, FIZ TIB et depuis que TUDelft est
devenu fournisseur de documents et l'Espagne a engagée ses négociations avec la British
Library. Ceci signifie que l'usager peut entamer sa recherche de documents primaires en
conversationnel et ce dés qu'il termine sa recherche en ligne ou l'interrogation du
CDROM. Les fournisseurs garantissent une délivrance rapide, par téléfax même, si on le
souhaite. Ceci est très important car les rapports de recherche sont souvent exigés dans
un temps immédiat.
3.L'organisation d'EAGLE
Au départ, les réunions de l'assemblée générale (une fois par an) et celles de la
commission Management (bi-annueiles) constituaient les assises de responsabilité et de
prise de décisions majeures. Les taches administratives et organisationnelles étant
assurées par un secrétaire. Afin de rendre EAGLE aussi flexible que professionnelle,
l'assemblée générale décide d'instaurer un nouveau organe: le comité exécutif. Les
membres de ce comité seront donc: Le président, le vice président et le directeur exécutif
(ex: Secrétaire). Ils doivent se réunir aussitôt nécessaire pour décider rapidement et
discuter des futurs développements.
Le comité technique décide et discute sur les questions de normes, contrôle qualité et les
aspects détaillés de la fourniture des documents. Ce comité siège deux fois par an dans
différents centres, offrant ainsi aux membres l'opportunité de connaître davantage les
institutions partenaires et de leur apporter des idées pour leurs propres travaux.
Cependant, la tache principale d'EAGLE dépend surtout de la participation active de ses
membres. Même les pays les plus ''modestes" sont appelés à jouer un rôle important.
Sachant que lous les membres connaissent pratiquement les mêmes conditions de travail,
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BAGLE a publié ces deux dernières années de nouveaux outils tel le manuel. Le manuel
est composé de quatre parties (règles de catalogage, liste de vedettes matières, formats
d'enregistrement magnétique et l'homogénéisation des entrées des collectivités). Aussi,
le guide d'utilisation a été élaboré et publié vers la lin de cette année. En investissant dans
ces outils, EAGLE tiens à améliorer l'usage de SIGLE.
La question la plus importante réside dans le coin de participation dans EAGLE?. Chaque
pays paie les droits et un montant en fonction du nombre de ses input. A titre d'exemple,
l'Allemagne, un des membres principaux en terme d'input paie environ 15 000 US$ par
an. Ce montant est très élevé comparativement aux coins des activités similaires. La
contribution de chaque pays sera de moins en moins chère en augmentant le nombre des
pays adhérants.
4.Evaluation et perspectives d'avenir
Dans l'ensemble, SIGLE est à considérer comme un projet réussi. En premier lieu, il n y'
a pas d'initiatives semblables dans le domaine de lu production des bases de données au
niveau de la communauté européenne. Ce succès est dû au soutien financier de départ,
par la CEE. Ces fonds ont agit d'une manière remarquable sur ie lancement de SIGLE.
D'ailleurs, depuis l'arrêt du subventionnement en 198.5, la CEE continue a aider SIGLE
dans la gestion de son budget telle-; ia mise a disposition des salies de réunion et les
moyens d'interprétariat pour les travaux des comités cl des assemblées générales. Le
support financier demeure également assuré poui l'édition des brochures et des manuels.
En terme de perspectives, un aspect prometteur réside dans la participation des centres
documentaires européens les plus importants en matière de fourniture des documents:
1N1ST, British Library et le FIZ/TIB.
Eu revanche, certain-; maillons de ia chaîne présentent des lacunes qu'il y 'a lieu de
combler dans le future, 0 s'agit eu premier lieu de l'absence de certains pays de la CEE
du système. Actuellement les membres d'EAGLE entreprennent mie démarche pour faire
adhérer de nouveaux partenaires. L'année dernière une décision a été prise par
l'assemblée générale d'EAGLE ayant pour objet de solliciter des pays non membres :1e
la CEE, pour une éventuelle participation dans le système.
Pour ce faire et à l'occasion de la dernière assemblée générale (mai 1992) les statuts
d'EAGLE ont été modifiés de manière a assurer l'extension rJ'EA( iLE d'une coopération
inter CEE à une coopération de l'Europe en entier.
C'est à notre avis, très opportun à ce que l'Europe de l'Est rentre en contact et engage
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des échanges d'informations avec les pays de l'Ouest pour pouvoir assurer davantage
une fourniture de la production intellectuelle à tous les usagers. Ceci doit certainement
renforcer la position des centres d'information ou de documentation.
L'enjeu critique du futur est la considération inégale des différents champs thématiques
à couvrir. Les aspirations dépassent les capacités des centres nationaux. On est appelés à
convaincre nos collègues à la fourniture des inputs et des documents pour faire bénéficier
les chercheurs à travers le monde entier.
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=^
'-Jf Références Bibliographiques
l-HASEMANN, Christine.Graue Literatur aus Tcchnik und Naturwisscnschai'ten. ABITECHNIK, 5(4)1985:pp.261-265
2-SCMIDMAIER, Dieter.Ask no question and you'Il be told no lies: or how we can remove
people's fear of grey literaturc.LIBRI,'36 1^86: pp.98-112.
3-AUGER,C.P. Information sources in grcy litcrturc London, Bowker-Saur, 1989.175p.
4-WOOD, David N.Management of Grey Literaturc.In:Durance, C.J.,comp. management of
recordcd information . Munchcn, Saur, 1990,pp.61-68.
5-HASEMANN, Christine.SIGLE-Access to Grey Literaturc in Europe. Paper presented at the
2nd internationale conférence on intcrlending and document supplcy. London 1990.
RIST Vol. 7 N°02 Année 1997
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